Congés et absences en alternance : mode d’emploi pratique et outils

Sommaire

• Contextes et enjeux — Les congés en alternance, pourquoi tant de questions ?
• Le cadre légal — Le droit des alternant·e·s sous l’angle des congés et absences
• Calcul détaillé des congés payés, RTT, absences scolaires et autorisations spéciales
• Outils pratiques — Tableaux de suivi, messages types, documents à conseiller
• Cas particuliers, risques et retours d’expérience terrain
• Fiche pratique téléchargeable — S’organiser rapidement

Contextes et enjeux — Les congés en alternance, pourquoi tant de questions ?

Depuis 2020, la France compte plus de 900 000 alternant·e·s selon le Ministère du Travail (travail-emploi.gouv.fr). Les alternant·e·s jonglent entre présence en entreprise, cours à l’école, et, parfois, des examens stressants. Or, la question des congés cristallise tensions et incompréhensions :

• Combien de jours de congé ai-je droit par an ?
• Dois-je travailler pendant les vacances scolaires ?
• Faut-il prévenir pour chaque absence liée à l’école ?

Une incompréhension sur un “droit” de congé peut vite nuire à la confiance, à la motivation, voire à la réussite de la mission utile définie dès l’onboarding. Pour cadrer sereinement, entreprises et étudiants·es gagnent à clarifier (noir sur blanc !) le cadre légal et les usages qui s’appliquent.

Le cadre légal — Les droits des alternant·e·s en matière de congés et d’absences

Cadrez ainsi : les droits dépendent du contrat d’alternance, de l’âge de l’alternant·e et des conventions collectives. Il existe deux principaux types de contrat : le contrat d’apprentissage (soumis au Code du travail, art. L6222-26) et le contrat de professionnalisation (article L6325-1).

• Congés payés :
  • Le·la jeune en entreprise bénéficie des congés payés légaux (2,5 jours ouvrables par mois travaillé).
  • Soit, en année pleine : 30 jours ouvrables (5 semaines) — identique à tout salarié·e.
• Vacances scolaires :
  • Être alternant·e n’offre pas ici de “bonus” : vacances scolaires de l’école ≠ congés dans l’entreprise.
  • L’alternant·e doit travailler pendant les vacances scolaires, sauf s’il·elle pose des congés auprès de l’entreprise.
• Absences pour examen :
  • Le Code du travail (art. L6222-35) prévoit 5 jours de congés supplémentaires pour préparer les épreuves dans l’année de l’examen pour les apprenti·e·s.
  • Ce congé de préparation est rémunéré.
• Jours fériés : Application du droit commun. Souvent chômés, selon conventions d’entreprise.
• Repos hebdomadaire : Minimum de 24h consécutives, généralement le dimanche.

• Source principale : Dossier “Alternance : congés et absences” — Service-Public.fr (https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F2916)

Tableau de synthèse des congés selon le contrat

Type de contrat	Congés payés	Vacances scolaires	Congé examen	Particularités
Apprentissage	2,5 jours/mois	Non accordées automatiquement	5 jours rémunérésà demander	Départs sous conditions si moins de 18 ans
Professionnalisation	2,5 jours/mois	Non accordées automatiquement	Non garanti (selon accord d’entreprise)	Idem salariés

Calcul détaillé des congés payés, absences et autorisations spéciales

Comment calculer simplement le nombre de jours de congé ?

• Congés payés : Pour chaque mois travaillé (y compris périodes en centre de formation), acquisition de 2,5 jours ouvrables.
• Formule :
  1. Nombre de mois travaillés × 2,5 = nombre de jours ouvrables acquis.
  2. Au bout de 12 mois : 30 jours ouvrables (soit 5 semaines).
• Remarque : On ne peut pas prendre plus de congés que le nombre acquis, sauf autorisation exceptionnelle (congé sans solde).

Exemple réel de calcul

• Marie commence le 1er septembre 2023 en contrat d’apprentissage de 12 mois. De septembre 2023 à août 2024 : 12 mois × 2,5 jours = 30 jours ouvrables. Si elle pose 2 semaines en décembre (10 jours ouvrables), il lui restera 20 jours ouvrables.

Récapitulatif : absences autorisées autre que congés payés

• Examen : Apprenti·e en dernière année : 5 jours de congé pour révision d’examen final (art. L6222-35). À prévoir dans le tableau de suivi.
• Arrêt maladie : Comme tout salarié·e (loi générale), nécessitant certificat médical et déclaration.
• Autres absences : Mariage, naissance… droits alignés avec salarié·e·s classiques (cf. convention collective).

Outils pratiques — Suivre et organiser les congés et absences

• Tableau de suivi à télécharger : modèle Notion ou Excel
• Modèle d’email à adresser pour poser un congé :
  Copie-colle ce message : “Bonjour [Prénom du·de la tuteur·rice], Je souhaite poser [nombre de jours] de congé du [date de début] au [date de fin]. Cela représente [X] jours ouvrables. Pouvez-vous confirmer la validation de ces dates ? Merci d’avance. [Signature]”
• Checklist pour préparer une demande d’absence :
  • Vérifie ton solde de congés acquis = nombre de mois travaillés × 2,5.
  • Anticipe : préviens au moins deux semaines à l’avance.
  • Vérifie la période (pointe avec ton CFA/école si examens prévus).
  • Prends en compte les pics d’activité de l’entreprise.
  • Toujours demander par écrit (email ou outil RH).

Astuce rapide : Utilise un tableau partagé avec ton·ta tuteur·rice pour visualiser les congés restant·e·s mois par mois.

Cas particuliers, risques et retours d’expérience terrain

• Alternant·e mineur·e : Congé supplémentaire de 2 jours si moins de 21 ans au 30 avril (art. L3141-8).
• Rythme alterné variable : Attention aux “jours de carence” entre une fin de cours et une reprise d’entreprise. Toujours clarifier l’affectation officielle chaque semaine sur le planning.
• Erreur fréquente côté entreprise : Considérer la période “école” comme du congé (non !)
• Risque / parade : Flou sur le solde = tensions. Excel partagé ou demande systématique écrite = anticipation et confiance.

Indicateur à suivre : solde de congés à la date T pour chaque alternant·e, suivi partagé. Taux d’absences injustifiées = possible signal d’un onboarding incomplet ou d’un manque de feedback rituel.

Exemple réel : Adrien (alternant en RH) a anticipé son pic d’examens en avril. Dès janvier, il a verrouillé 5 jours de congés supplémentaires dédiés à ses révisions. Résultat : moins de stress, planning équipe lisible et pas de conflit.

Fiche pratique téléchargeable — Gérer ses congés en alternance

• Objectif : S’assurer que l’alternant·e pose ses congés dans le respect du cadre légal, sans tension, ni confusion.
• Étapes :
  1. Calculer son solde (mois entiers travaillés × 2,5)
  2. Identifier les périodes de pointe en entreprise & examens à l’école
  3. Vérifier le calendrier partagé (risque de doublon ?)
  4. Adresse ta demande de congé (email type en annexe)
  5. Mettre à jour le tableau mensuel partagé avec le·la tuteur·rice ou service RH
• Délais : Anticiper de 2 à 4 semaines pour les périodes sensibles.
• Livrable attendu : Email de validation du·de la tuteur·rice, tableau à jour.
• KPIs :
  • Taux de congé accepté au premier envoi
  • Taux de conflits sur la pose de congé
  • Taux d’embauche post-alternance en lien avec la gestion RH fluide

Se projeter plus loin — Optimiser la gestion des congés, c’est booster la confiance

Un tableau clair, des règles comprises, des échanges fluides : voilà la base d’une alternance efficace et sereine. Par le suivi et l’anticipation, tuteur·rice et étudiant·e évitent tensions et zones grises. Maîtriser le cadre des congés, c’est clarifier le “collectif de travail” et renforcer le professionnalisme, deux leviers clés pour booster, demain, le taux d’embauche post-alternance (Dares, 2023).